Warum kleinere Unternehmen Systematisierung verstehen müssen

„Digitalisierung“ hat für jede:n eine andere Bedeutung. Vielleicht spricht heute deshalb (gefühlt) die ganze Business-Welt von „Automatisierung“, die etwas konkreter ist und sich typischerweise auf (Arbeits-)Abläufe bezieht. Automatisierung ist in aller Munde, weil sie die höchsten Effizienz- und Produktivitäts-Boosts verspricht. Recht logisch, denn „Digitalisierung“ ist zunächst einmal nur der Wechsel von der analogen (Papier-)Welt in die digitale Welt.

Was allerdings wichtig zu verstehen ist: Ohne Systematisierung keine Automatisierung. Teamleiter:innen und Geschäftsführer:innen, inbesondere von kleineren Unternehmen, müssen diese Voraussetzung verstehen, um ihr Unternehmen auf unsere kompetitive Welt vorzubereiten.

Was ist überhaupt ein System?

Ein System ist eine geordnete, organisierte Methode, um Aufgaben, Prozesse oder Abläufe zu erledigen. Ein System soll dafür sorgen, dass ein Prozess immer konstant das gleiche Ergebnis liefert – egal ob Sie als Geschäftsführer:in eine Aufgabe ausführen oder der neue Praktikant. Beispiele:

• Ein Kuchenrezept ist ein System: Zutaten und Mengen sind vorgegeben, Arbeitsschritte detailliert beschrieben.
• Eine Gebrauchsanleitung ist ein System: Im besten Fall kann auch ein Laie einen Netzwerk-Drucker einrichten.
• Eine Arbeitsanweisung ist ein System: Sofern klar dokumentiert, kann auch die Urlaubsvertretung den wöchentlichen Geschäftsbericht erstellen.

Je klarer und eindeutiger ein System ist, desto konstanter und personenunabhängiger ist das Ergebnis.

Ein System kann in vielerlei Hinsicht in einem Unternehmen angewendet werden. Es kann sich auf interne Abläufe, Kundenservice, Vertrieb, Marketing, Buchhaltung und viele andere Bereiche beziehen. Im Wesentlichen geht es darum, die Kontrolle über den Arbeitsablauf zu haben, anstatt zuzulassen, dass der Arbeitsablauf die Kontrolle über Sie übernimmt.

Wichtig: Ein „System“ hat zunächst nichts mit einem IT-System zu tun. IT ist nur die Technologie, um ein System umzusetzen. Ein System kann genauso auf Papier umgesetzt sein! Zum Beispiel die Anleitung zum Reinigen der Kaffeemaschine.

Was bedeutet Systematisierung?

Kennen Sie das Buch „Systemology“ von David Jenyns (oder „Built to Sell“ von John Warrillow oder „The E-Myth von Michael E. Gerber)? Diese Bücher (Leseempfehlung!) erklären auf einfache Weise das Konzept der „Systematisierung“. Es zielt darauf ab, Prozesse und Arbeitsabläufe in Unternehmen zu strukturieren und zu optimieren, um Effizienz zu steigern, Zeit zu sparen und letztendlich bessere Ergebnisse zu erzielen.

Im besten Fall ist das gesamte Unternehmen systematisiert. In der Regel wird dazu zunächst Wertschöpfungskette skizziert. Die „Prozessschritte“ bilden letztlich die einzelnen Systeme.

Warum sind Systeme wichtig?

In einer Welt, in der Unternehmen zunehmend komplexer werden, ist die Implementierung von Systemen von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige Gründe, warum Systeme so wichtig sind:

1. Effizienzsteigerung: Systeme ermöglichen es, Aufgaben schneller und reibungsloser zu erledigen, was Zeit und Ressourcen spart.
2. Konsistenz: Systeme gewährleisten Konsistenz bei der Erbringung von Dienstleistungen oder der Herstellung von Produkten, was das Vertrauen der Kunden stärkt.
3. Skalierbarkeit: Gut definierte Systeme erleichtern das Wachstum eines Unternehmens, da sie die Grundlage für die Delegation von Aufgaben und die Einstellung neuer Mitarbeiter bilden.
4. Fehlerminimierung: Durch die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen reduzieren Systeme das Risiko menschlicher Fehler.
5. Wissensbewahrung: Systeme stellen sicher, dass das Wissen und die besten Praktiken in einem Unternehmen bewahrt und übertragen werden, selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
6. Zeitersparnis: Ein gut durchdachtes System ermöglicht es den Mitarbeitern, Zeit für routinemäßige Aufgaben zu sparen, sodass sie sich auf strategischere Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren können.
7. Wettbewerbsvorteil: Je austauschbarer eine Leistung ist, desto wichtiger sind systematisierte (und auch automatisierte) Abläufe. Denn Sie können systematisch schneller auf Kundenanfragen reagieren, haben reibungslose, schnelle Abwicklungsprozesse und können damit Kostenvorteile realisieren.

Digitalisieren vs. Automatisieren

Digitalisierung bezieht sich auf die Umwandlung von analogen Abläufen und Informationen in digitale Formate. Dies ermöglicht nicht nur die bessere Speicherung und den einfacheren Zugriff auf Daten, sondern eröffnet auch die Tür zu umfassenderen Analysen und intelligenten Entscheidungsfindungen. Die Systemology-Philosophie betont, dass, bevor Sie Prozesse digitalisieren, diese Prozesse zuerst in einem klaren und effektiven System definiert sein sollten. Andernfalls laufen Sie Gefahr, ineffiziente Abläufe lediglich zu digitalisieren, anstatt sie zu optimieren.

Automatisierung: Nur wenn ein Ablauf systematisiert wurde, kann er auch automatisiert werden. Die Automatisierung von Abläufen bedeutet, dass Aufgaben, die zuvor manuell ausgeführt wurden, nun von Software oder Maschinen erledigt werden. Dies führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Reduzierung menschlicher Fehler.

Welche Software dann letztlich genutzt wird, um Abläufe und Aufgaben in Ihrem Geschäftsbetrieb zu systematisieren, digitalisieren und/oder automatisieren, ist letztlich sehr individuell. Denn jedes Unternehmen ist individuell. Die Reihenfolge ist aber immer dieselbe:

1. Geschäftsablauf auswählen, der systematisiert werden soll.
2. Geschäftsablauf strukturieren und systematisieren (zum Beispiel in Form einer nummerierten Liste von Arbeitsschritten).
3. Das entwickelte System testen („führt es konstant zu besseren Ergebnissen?“)
4. Prüfen, ob das System digitalisiert oder automatisiert noch bessere Ergebnisse liefert.
5. Software oder Technologien zur Digitalisierung/Automatisierung suchen, auswählen und einführen.