Für Projektdienstleister
Schluss mit Zeitdieben und Chaos im Arbeitsalltag: Prozesse und Automationen fürs Projektgeschäft
Ich helfe Projektdienstleistern wie Ingenieur-, Planungs- und Architekturbüros dabei, Strukturen zu schaffen, Prozesse aufzubauen und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Damit das Team entlastet wird und Sie wieder Zeit für das Wesentliche haben.
Zeit zurückgewinnen – für sich und fürs Team
Verbringen Sie die wenigen „freien“ Stunden mit Verwaltung, Orga und Nacharbeit, statt mit Familie und Hobbies? Wie wäre es, wenn Sie jede Woche 5 Stunden mehr Zeit hätten?
Effizienz durch Automatisierung und KI
Das größte Problem vieler Betriebe sind fehlende Prozesse. Das zeigt sich in Zettelwirtschaft, händischer Arbeit, unnötigen Abstimmungen und Fehlern. Frust und Stress sind die Folge.
Zukunftsfähigkeit sicherstellen
Die besten Kunden und die besten Mitarbeiter erwarten erstklassige Strukturen. Und die profitabelsten Unternehmen haben niedrige Betriebskosten. Wer daran nicht arbeitet, verliert den Anschluss.
Das Problem: Statt Entlastung immer noch weniger Zeit
Kennen Sie das typische „Dilemma des Wachstums“? Ihr Unternehmen ist erfolgreich, die Arbeit nimmt zu. Sie stellen Mitarbeiter ein, das Team wächst – doch statt der erhofften Entlastung haben Sie immer noch weniger Zeit.
Sie sind das Nadelöhr
Kunden wollen Infos, Mitarbeiter brauchen Entscheidungen, Fristen sind überfällig – dabei wollten Sie in Ruhe abarbeiten.
Ständige Rückfragen und ewiges Suchen
Das Team ist genervt vom ständigen Suchen, Abstimmen, Rückfragen – und von vielen lästigen Routinetätigkeiten.
Ordner-Wildwuchs, Zettelwirtschaft und Excel-Listen
Informationen sind verstreut – in fehleranfälligen Excel-Tools, Ordner-Wildwuchs und Workarounds der Mitarbeiter.
Jeden Abend nacharbeiten
Eigentlich wollten Sie früher nach Hause. Stattdessen kümmern Sie sich wieder um alles Liegengebliebene.
Sorgen, den Anschluss zu verlieren.
KI, Automation und Digitalisierung – Sie wissen, dass Sie etwas tun müssen, aber es fehlt einfach die Zeit.
Die mittelfristigen Auswirkungen sind geschäftskritisch.
Fehlende Strukturen führen dazu, dass Probleme individuell gelöst (oder verschleppt) werden, statt diese strukturell und damit ein für alle Mal zu lösen. Das Unternehmen wird zu zerbrechlichen Konstrukt.
Kunden spüren das Durcheinander, verlieren das Vertrauen und werden unzufrieden.
Frustrierte Mitarbeiter wechseln zu Mitbewerbern mit besseren Arbeitsbedingungen.
Ihr Unternehmen wird abhängig von einzelnen Wissensträgern.
Der Alltag wird zur Belastung für Gesundheit und Familie.
Was wäre, wenn Sie einmal ausfallen?
Es scheitert nicht an fehlendem Willen – sondern an der Umsetzung.
Im Alltag bleibt häufig kaum Raum, Ihr Unternehmen zu strukturieren, denn:
- Sie wissen nicht, was genau Sie tun sollen.
- Ihnen und Ihrem Team fehlt das nötige Knowhow.
- Ihnen fehlt die Zeit und Sie wissen, Veränderungen mehr Ärger machen als dass sie Probleme lösen.
Wir unterstützen Sie dabei, eine Strategie zu entwickeln und diese pragmatisch umzusetzen. In kleinen Schritten, mit direkt spürbaren Ergebnissen und minimalen Zeiteinsatz durch Sie (rund 1/2 Stunde / Woche).
Unser Lösungsansatz: Das „Project Excellence System“
Es geht darum, exzellent zu werden in der Art und Weise, wie Sie Ihr Geschäft betreiben. Indem wir Schritt für Schritt Systeme schaffen, die Ihnen und Ihrem Team Arbeit abnehmen.
Ein System für Effizienz und Produktivität
Sie brauchen Klarheit über Zuständigkeiten, Abläufe und Informationen. Alles wird in ein System „gegossen“, in welchem Abläufe so aufgebaut sind, dass das gesamte Team seine Arbeit eigenständig ausführen kann.
Automatisierung und KI pragmatisch nutzen
Wiederkehrende Arbeitsschritte werden digitalisiert und automatisiert – mit oder ohne KI. Dadurch gewinnt Ihr Team Zeit, Fehler werden reduziert und die Qualität wird verbessert.
Klarheit, Überblick und bessere Entscheidungen
Als Inhaber brauchen Sie zu jeder Zeit Klarheit und Überblick über Ihr Geschäft und Ihre Projekte. Dazu liefern Controlling-Prozesse per Knopfdruck die richtigen Kennzahlen und Infos.
Beispiel Project Excellence System
Ihr „Betriebssystem“. Hier laufen alle Fäden zusammen. Wir können Ihre bestehende Lösung beibehalten oder eine neue einführen.
Beispiel Workflow Automation
Wir automatisieren Abläufe über Ihre Tools hinweg: Dateien in der Cloud ablegen, Rechnungen vorbereiten, Daten synchronisieren,etc.
Beispiel KI-Assistenten
Wo sinnvoll und gewünscht, führen wir KI-Funktionen und -Assistenten ein, die bestimmte Aufgaben selbständig bearbeiten können.
Weniger Aufwand, mehr Zeit, höhere Projektmargen
Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine 24/7-Projektassistenz, die Aufgaben zuverlässig erledigt, lästige Arbeit abnimmt und den Arbeitsalltag für das gesamte Team vereinfacht – zum Bruchteil der Personalkosten.
Entlastung fürs Team
Routine- und Backoffice-Arbeit wird automatisiert erledigt, was das Team entlastet.
Klare Prozesse
Klare Abläufe und konsistente Informationen sorgen dafür, dass jeder weiß, was zu tun ist.
Mehr Zeit fürs Kerngeschäft
Das Team arbeitet fokussiert an Kundenprojekten und Sie haben Zeit für Unternehmeraufgaben.
Besserer Überblick
Mit Dashboards behalten Sie den Überblick und treffen bessere Entscheidungen.
Höhere Umsatzrendite
Mehr Zeit für Kunden und hohe Kosteneffizienz sorgen für Umsatzrendite und Stabilität.
Das sagen meine Kunden
Herr Wieland erkennt bei für ihn zunächst neuen Kundenwünschen sehr schnell die Intention. Durch umfangreiche Beispiele und Lösungsvorschläge wird gemeinsam die Realisierung bearbeitet und ein Endergebnis erreicht, dass häufig den Ausgangswunsch bei Weitem übertrifft. Die gute Zusammenarbeit zeichnet sich durch eine sehr angenehme partnerschaftliche Atmosphäre aus.
Fabian hat eine rasche Auffassungsgabe und erkennt komplexe Zusammenhänge schnell. Er setzt seine Kompetenzen zielorientiert ein, wodurch Probleme effizient gelöst werden. Durch seine Lösungsorientiertheit und seine grosse Erfahrung erzielen wir rasch leistungsfähige Resultate. Ich schätze seine Arbeit sehr und kann ihn uneingeschränkt weiterempfehlen.
So arbeiten wir zusammen
Wir setzen auf persönliche Betreuung, pragmatische Umsetzung und schnelle Ergebnisse.
1. Strategiegespräch (kostenlos)
Wir besprechen Ihre größten Herausforderungen und ich zeige Ihnen Lösungsstrategien und Fallstricke auf. Nach dem Strategiegespräch sind Sie schon einen großen Schritt weiter.
Das Gespräch dauert etwa 1 – 2 Stunden und gibt Ihnen eine optimale Entscheidungsgrundlage für Ihre nächsten Schritte. Falls alle Rahmenbedingungen passen, besprechen wir eine mögliche Zusammenarbeit.
2. Individuelles Lösungskonzept
Wir schauen uns Ihre Abläufe und Systeme an und erstellen eine priorisierte Projektliste: Wo sind „Quick-Wins“ und wo „wichtige Projekte“? Auf Basis dieser Erkenntnisse erstellen wir Ihr Lösungskonzept und definieren wir den Umfang für unser erstes Projekt.
3. Umsetzung und Optimierung
Wir setzen das Konzept in kleinen Schritten und in enger Absprache um. Jeder Meilenstein kann direkt getestet und genutzt werden. So stellen wir sicher, dass wir Ihre Probleme auch wirklich lösen und Ihr Team von Beginn an Resultate spürt.
Hallo, ich bin Fabian.
Wie können Projekte ohne klare Prozesse und integrierte Systeme erfolgreich sein? Eigentlich nur durch Zufall. Denn es ist nicht möglich, den Überblick zu behalten und kosteneffizient zu arbeiten.
Seit 2020 kommen meine Kunden genau aus diesem Grund auf mich zu. Sie brauchen mehr Überblick, mehr Kosteneffizienz und mehr Zeit für Ihre Projekte.
Als Wirtschaftsinformatiker mit Schwerpunkt Controlling ist für mich völlig klar:
Unternehmen brauchen Systeme, die passen, Strukturen, die entlasten und Lösungen, die ihren Alltag verbessern – nicht komplizierter machen. Dabei unterstütze ich Sie.
Häufig gestellte Fragen
Wie läuft das kostenlose Strategiegespräch ab?
Im kostenlosen Strategiegespräch besprechen wir Ihre aktuelle Situation, schauen uns Ihre Herausforderungen an und diskutieren Lösungsstrategien. Das Ziel des kostenlosen Strategiegesprächs ist, dass Sie Klarheit darüber gewinnen, wie Sie Ihre Situation verändern können und was dafür erforderlich ist.
Das Gespräch dauert etwa 1 – 2 Stunden und gibt Ihnen eine optimale Entscheidungsgrundlage für Ihre nächsten Schritte. Falls alle Rahmenbedingungen passen, besprechen wir eine mögliche Zusammenarbeit.
Welche Projekte können wir umsetzen?
Mein Fokus liegt auf dem Aufbau von Projekt- und Controllingstrukturen. Dieser Bereich ist oft eng mit vor- und nachgelagerten Abläufen verzahnt, die wir entsprechend integrieren können:
- CRM (Kundenverwaltung, Marketing und Vertrieb)
- Mitarbeiter- und Kunden-Onboarding
- Angebots- und Rechnungsstellung
Ihr „Gesamtsystem“ schauen wir uns im Strategiegespräch gemeinsam an.
Wie viel Zeit benötige ich für die Zusammenarbeit?
Zu Beginn verschaffen wir uns in einem ca. 2-stündigen Workshop einen Überblick über Ihre Arbeitsabläufe und Engpässe und erstellen eine priorisierte Projektliste. Diese dient als (flexible) Basis für unsere Zusammenarbeit.
Im Anschluss stimmen wir uns etwa alle 2 Wochen ab. Diese Termine erfolgen per Videokonferenz und dauern meist zwischen 30 Minuten und 1,5 Stunden.
Und, ja: Wir brauchen keine tagelangen Workshops. Wir arbeiten pragmatisch und iterativ in kleinen Schritten, um schnell Ergebnisse zu erzielen.
Wie lange dauert ein Projekt?
Das kommt ganz auf den Umfang an: Initialprojekte sind in der Regel in 1 – 3 Monaten abgeschlossen. In vielen Fällen möchten unsere Kunden im Anschluss noch mehr Effizienzpotenziale realisieren.
Haben Sie noch weitere Fragen? Gerne stehe ich über das Kontaktformular unterhalb zur Verfügung.
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