MS Access-Alternative: Mit Ninox zur webbasierten Datenbank-App

Alternative zu Microsoft Access gesucht? Lassen Sie uns einen Blick auf Ninox werfen. Mit der Software aus Berlin lassen sich beliebige Datenbank-basierte Lösungen entwickeln. Und dies auf moderne Art und Weise: Webbasiert, schnell, sicher und mehrbenutzerfähig. Warum wechseln Unternehmen? Was kann Ninox? Und welche Alternativen gibt es noch?

Warum ersetzen Unternehmen Microsoft Access?

Grund hierfür ist nicht nur die Unklarheit über Microsofts Produktstrategie. Allem voran hat sich die Arbeitswelt und auch die Nutzung von Software-Lösungen in den letzten Jahren stark verändert.

Internetfähig und aus der Cloud

Unternehmen möchten zunehmend den Aufwand für ihre IT-Infrastruktur reduzieren und diese zugleich sicherer machen. Ein einfacher Weg hierfür sind Cloud-Services, d. h. die Bereitstellung von Softwarelösungen erfolgt durch einen spezialisierten Anbieter über das Internet.

Auch wenn Microsoft hier äußerst hohe Kompetenz hat und mitunter eine Vorreiter-Rolle einnimmt: Aktuell sieht es nicht danach aus, dass MS Access in die Cloud wandert. Stattdessen müssen Unternehmen weiterhin ihre Access-Datenbanken auf der eigenen IT-Infrastruktur installieren und pflegen.

Arbeiten im Team und von unterwegs

MS Access bietet kein ausgereiftes Konzept, um mehreren Benutzern die sichere Zusammenarbeit in derselben Datenbank zu ermöglichen. Heute arbeiten Mitarbeiter aber häufig von verschiedenen Orten aus in denselben Daten.

Beispiele

Der Vertriebsinnendienst legt einen Auftrag an, der parallel vom Außendienst mit Kundendaten ergänzt wird. Der Außendienst sendet dem Kunden noch vor Ort das Angebot oder eine Auftragsbestätigung per E-Mail zu.

Oder aber: Eine Kundin möchte sich über ihren Auftragsstatus informieren und ruft in der Bürozentrale an. Die Bürofachkraft sollte nun sofort eine Rückmeldung geben können, wie viele Arbeitsschritte noch erforderlich sind und anschließend eine Priorisierung vornehmen, die wiederum in der Fertigung sofort ersichtlich ist. Bei alldem darf jede:r Mitarbeiter:in nur die Daten sehen, die für sie relevant sind.

Nachvollziehbarkeit und transparente Dokumentation

Was ist in letzter Zeit geschehen und wer hat welche Daten zuletzt bearbeitet? Nicht nur der Gesetzgeber fordert häufig eine gewisse Rückvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen. Auch interne Verantwortliche fordern Nachvollziehbarkeit und Transparenz über den Prozessablauf.

Flexibilität und Digitalisierung im eigenen Tempo

Wer in MS Access ein neues Datenfeld (z. B. eine zweite Telefonnummer, etc.) hinzufügen oder die gesamte Datenbank erweitern möchte, muss das Datenmodell sehr gut kennen und selbst kleine Änderungen an vielen Stellen „nachziehen“. Unternehmen bzw. deren Abläufe ändern sich heute aber häufiger.

Auch möchten viele Unternehmen „Schritt für Schritt“ ihre Prozesse digitalisieren, statt alles auf ein Mal. MS Access ist für diese Anforderung schlicht zu komplex, zu unflexibel. Die Folge: ein unnötig langsames Vorankommen bei der Digitalisierung des Unternehmens.

MS Access: Microsofts Datenbank erfüllt meist nicht die heutigen Anforderungen an Einfachheit, Bedienkomfort und Mehrbenutzerfähigkeit

Sind webbasierte Datenbanken die Zukunft?

Der Trend geht klar weg von Software, die auf dem eigenen Computer installiert wird, hin zu webbasierten Lösungen, die in der Cloud bereitgestellt werden. Drei gute Gründe:

• Schutz vor Datenverlust und Cybercrime
  Können Sie eine eigene IT-Infrastruktur bereitstellen, die mit den Entwicklungen von Cyberkriminellen mithalten kann? Die meisten Unternehmen können das nicht. Deshalb geben sie die IT-Infrastruktur in die Hände von Spezialisten, die z. B. hochsichere Rechenzentren nutzen. Durch automatisierte Backups kann außerdem ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet werden.
• Teamwork und aktuelle Daten
  Mitarbeiter wünschen und brauchen mehr Flexibilität und Transparenz. Sie möchten im Büro, im Home Office und beim Kunden vor Ort immer Zugriff auf die aktuellen Daten haben. Auch externe Beteiligte (Kunden, Partner, Nachunternehmer) werden häufiger direkt in Abläufe eingebunden. Moderne webbasierte Datenbanken sollten genau diese Arbeitsweise unterstützen.
• Einfachheit
  Webbasierte Softwarelösungen machen das Leben leicht. Keine Installation und keine Updates, die mit dem Betriebssystem oder der Hardware nicht harmonieren. Kein Aufwand für Aufbau und Wartung einer modernen IT-Infrastruktur. Stattdessen rufen Sie Ihre Softwarelösung einfach via Internet-Browser (oder App) auf. Die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit überlassen Sie dem Software-Hersteller.

MS Access, Filemaker und Excel als Ausgangspunkt

Die typischen Ninox-Interessenten befinden sich in einer der folgenden Situationen:

• Sie haben eine MS-Access-basierte Lösung im Einsatz. Diese passt oft nicht mehr mit dem heutigen Arbeitsstil zusammen: Mitarbeiter sollen gemeinsam an denselben Daten arbeiten und Benutzer sollen von jedem Ort aus auf die Softwarelösung zugreifen. Dazu kommen Bedenken vor Datenverlust (da die Lösung auf einem Computer gespeichert ist) und zukünftigen Inkompatibilitäten.
• Benutzer aus der Apple-Welt kennen und nutzen häufig Filemaker (heute Claris). Die Software ist ihnen aber zu komplex und die Preisgestaltung zu intransparent. Zudem wünschen sich Menschen immer häufiger einen Software-Anbieter aus Deutschland, um ein besseres Gefühl mit Blick auf Datenschutz zu haben.
• Sie nutzen Excel als Datenbank-Alternative. Daten werden in etlichen, teils verknüpften Excel-Tabellen gespeichert, verwaltet und organisiert. Fehlende Automatisierung wird durch Makros implementiert. Das Resultat ist häufig ein fragiles Konstrukt. Deshalb suchen Benutzer früher oder später nach einer echten Datenbank als Alternative, um die unzähligen Excel-Tabellen zu ersetzen und in einer „All-in-One“-Lösung abzubilden.

Low-Code: im Baukastenprinzip zur Datenbank-Anwendung

Ninox ist eine Software-Plattform, die sich dem Low-Code-Ansatz verschrieben hat. D. h., mit wenig Programmieraufwand sollen Anwender ohne IT-Kenntnisse beliebige Datenbank-Anwendungen entwickeln können.

Drag & Drop und visuelles Entwickeln

Sie können sich das vorstellen wie bei der Entwicklung von Webseiten: Man kann eine Website mit HTML programmieren. Einfacher und schneller geht es aber mit einem Content-Management-System wie WordPress. Dort sind bestimmte Grundelemente bereits vorhanden und viele Aspekte lassen sich visuell (per Drag-&-Drop) und ohne Programmierung erstellen. Man spricht in dem Zusammenhang auch von „What You See Is What You Get“ (WYSIWYG): Der Anwender entwickelt direkt in der Benutzeroberfläche und sieht folglich sofort das Ergebnis.

Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten

Bei Geschäftssoftware würden wir aber weniger von „WYSIWYG“ sprechen, sondern eben von „Low-Code“. Dieses Thema liegt stark im Trend und der Markt an Low-Code-Plattformen wird immer größer und vielseitiger. Hersteller spezialisieren Ihre Plattformen beispielsweise für die Entwicklung mobiler Apps, Echtzeit-Anwendungen, Schnittstellen oder Datenbank-Anwendungen.

Dazu kommen noch zahlreiche Unterschiede hinsichtlich Zielgruppe (z. B. Groß-/Kleinunternehmen), Leistungsumfang und vor allem auch Preisgestaltung. Vor allem letztere ist häufig nur schwer zu durchschauen und zu vergleichen.

Low-Code-Plattform Ninox: Ein Klick auf das Werkzeug-Symbol rechts oben genügt, um in den Entwickler-Modus zu wechseln.

Ist Ninox das eierlegende Wollmilchschwein?

Leider nein. Seit 2018 beschäftige ich mich mit dem Markt für Low-Code-Plattformen. Und bislang kenne ich kein Produkt ohne Schwächen. Für meine Kunden ist Ninox aus folgenden Gründen aber meist der richtige Kompromiss und eine sehr gute MS-Access-Alternative. 

Einfach und flexibel

Während in Microsoft Access die eigentliche Datenbank (Datenmodell) und Benutzeroberfläche getrennt voneinander entwickelt werden (=Aufwand und Komplexität), erfolgt die Entwicklung in Ninox per Drag-&-Drop direkt auf der Benutzeroberfläche. Mit einem Mausklick wechselt man in den „Entwicklermodus“.

Ninox bietet eine sehr hohe und einfache Skalierbarkeit: Häufig beginnen Unternehmen mit einem bestimmten Anwendungsfall und bilden beispielsweise die Auftragsverwaltung oder die Zeiterfassung in Ninox ab. Sie entdecken die Möglichkeiten und Fähigkeiten von Ninox und ergänzen ihre Lösung um immer neue Prozesse und Aufgaben:

• aus der Kundendatenbank wird ein umfangreiches CRM-System,
• die Auftragsverwaltung wird um ein Aufgaben-Management ergänzt,
• die Geschäftsführung erhält ein Dashboard zur besseren Unternehmenssteuerung,
• die Mitarbeiter erhalten Automatisierungen und Vereinfachungen,
• …

Sicherheit und Datenschutz

Als deutscher Hersteller legt Ninox viel Wert auf DSGVO-Konformität. Daten werden nur auf zertifizierten Rechenzentren in der EU gespeichert. Ninox erstellt laufend automatisiert Backups jeder Datenbank. Sollte ein Benutzer doch aus Versehen einmal einen wichtigen Datensatz löschen, lässt sich mit wenigen Klicks eine frühere Version der Datenbank wiederherstellen, die in der Regel wenige Stunden bis maximal ein Tag als ist.

Das Löschen, Verändern, Lesen oder Erstellen von Datensätzen kann mittels Berechtigungen feingranular gesteuert werden. Mir fällt kein Berechtigungskriterium ein, das nicht umsetzbar wäre. Wenn beispielsweise ein:e Vertriebsmitarbeiter:in erst am 11. November nach 12:47:03 Uhr die Telefonnummer der ihr/ihm zugewiesenen Kunden verändern darf, dann wäre selbst dies konfigurierbar.

Geräte-Unabhängigkeit

Ninox kann per Webbrowser oder App (Mac, Android, iPhone, iPad) verwendet werden. Die Daten werden (Cloud-Abonnement vorausgesetzt) zentral in der Cloud gespeichert, wodurch alle Geräte immer (Internet-Verbindung vorausgesetzt) auf die aktuellen Daten zugreifen.

Preis

Die günstigen Preise von 10 Euro je Benutzer je Monat sind im Grunde passé. Wer die wichtigsten Funktionen nutzen möchte, bezahlt aktuell 20 Euro je Monat je Benutzer in der Public Cloud. Für die Private Cloud, in der mehr Speicherplatz und ein paar weitere schöne Features zur Verfügung stehen, wird der Preis noch einmal teurer. Die Preisgestaltung ist recht typisch und in Anbetracht der Möglichkeiten auch fair. Bei einer sehr hohen Nutzerzahl (oder bei einem sehr kleinen Use Case) stellt sich aber die Frage nach günstigeren Alternativen.

Weitere Alternativen

Wichtig: Wie gesagt ist Low-Code nicht gleich Low-Code! Achten Sie darauf, dass die Plattform auch wirklich einen Fokus auf Datenbanken hat, wenn Sie eine Microsoft-Access-Datenbank ersetzen möchten.

Die folgende Liste der Alternativen ist nicht abschließend und laufend kommen neue dazu. Ein Blick lohnt sich aber:

• Airtable: Die möglicherweise prominenteste Low-Code-Plattform (aus den USA).
• Seatable: Eine deutsche Alternative, die immer spannender wird.
• Filemaker: Der Klassiker unter den Low-Code-Datenbanken (USA).
• Tape: Deutsche Plattform mit Potenzial, aber noch Nachholbedarf bei der Usability.
• Xano: Eine reine Datenbank (bzw. ein vollständiges Backend), auf die ein gesondertes „Front-End“ aufgestetzt werden muss: Aktuell sehr im Trend, da viel leistungsstärker als die bisher genannten. Allerdings auch technischer und komplexer.
• Supabase: Ebenso eine reine Datenbank ohne eigenes Front-End für höhere Ansprüche. Allerdings auch technischer und komplexer.

Die Liste könnte noch weitere fortgeführt werden und laufend kommen neue Tools dazu. Letztendlich hilft nur: Ausprobieren! Falls Sie Fragen haben, stehe ich aber auch gerne für einen Austausch zur Verfügung.