Der Emails aus Ninox heraus sicher versenden will, kann dies mit Hilfe von Integromat einrichten. Im folgenden finden Interessierte eine mehr oder weniger kurze Anleitung, wie sie dies einrichten können. Der Artikel wurde nicht vom mir gereviewt, daher hoffe ich, dass alles einigermaßen verständlich ist.

Hinweis: Es gibt viele Möglichkeiten, den Email-Versand via Integromat zu konfigurieren. Häufig ist das Ziel dabei, die Anzahl der Schritte (Operationen) in Integromat zu verringern, damit man in einem kostengünstigen bzw. kostenfreien Plan bleibt. Die folgende Anleitung ist nur ein Beispiel, welches eine einfache Vorgehensweise aufzeigt. Ihr könnt das Szenario anschließend beliebig anpassen und erweitern.

Was ist Integromat?

Integromat ist eine cloud-basierte Integrations-Plattform. Damit lassen sich verschiedene Anwendungen und Services auf sehr einfache Weise verbinden. In unserem Beispiel möchten wir aus Ninox heraus (per Button) eine standardisierte E-Mail versenden, und zwar eine Buchungsbestätigung. Diese E-Mail möchten wir allerdings nicht über Ninox versenden, sondern über unseren eigenen Mail-Server.

 

Wie sieht unser Ziel-Szenario in Integromat aus?

Um erst einmal einen Überblick zu gewinnen, was wir genau tun, sehr Ihr unterhalb unser einfaches Ziel-Szenario.

  1. In Integromat „wartet“ ein Webhook darauf, dass Ninox einen Datensatz sendet (Ninox ist hier der externe „Impulsgeber“ und nicht im Bild).
  2. Der Webhook möchte anschließend von Ninox alle Daten (Felder) des Datensatzes wissen („Get Record“).
  3. Diese Daten stehen uns im dritten Schritt zur Verfügung, wenn wir die E-Mail versenden möchten.

 

Übersicht des Szenarios in Integromat

Schritt-für-Schritt-Anleitung

 

Webhook in Integromat anlegen

 Annahme: Es besteht ein Konto für Integromat.

  1. Wir erstellen ein neues Szenario in Integromat (Create new scenario).
  2. Wir legen ein neues Webhook-Modul an, und zwar mit dem Trigger Custom webhook.
  3. Via Add erstellen wir eine neue URL für den Webhook (diese wird automatisch erzeugt und in blauer Schrift angezeigt). Dem Webhook geben wir einen bezeichnenden Namen, damit wir ihn auch später unter ggf. vielen Webhooks wiedererkennen können.
  4. Jetzt will der Webhook Daten empfangen (zu erkennen am „wartenenden“ roten Stop-Button unterhalb). Diesen Prozess unterbrechen wir, da wir zuerst einen „Auslöser“ brauchen (also das, was den E-Mail-Versand auslöst).
Assistent Webhook in Integromat

Auslöser in Ninox definieren

Der Auslöser ist in unserem Fall ein Button in Ninox. Wird dieser geklickt, soll der erstellte Webhook angesteuert und damit der Prozess in Integromat ausgelöst werden.

  1. Wir erstellen einen Button in Ninox.
  2. Der Button soll Beim Anklicken folgendes Skript ausführen:
    let myRecord := {recordId: Nr};
    let myWebhook := "https://hook.integromat.com/XYZ";
    http("POST", myWebhook, {'Content-Type': "application/json"}, myRecord);
Screenshot: Ninox Button anlegen

Wir haben mit dem Button in Ninox unseren ersten „primären Auslöser“ eingerichtet. Von Ninox werden per Knopfdruck nun Daten zu unserem Webhook gesendet. Dieser weiß aber noch nicht genau, welche Daten ihm geschickt werden.

 

Schnittstelle von Ninox zum Webhook einrichten

Jetzt soll der Webhook „zuhören“, welche Daten ihm geschickt werden. Der Webhook kann die Datenstruktur selbst erkennen.

  1. Wir welchseln wieder zu Integromat in den Webhook und klicken auf Re-determine data structure. Der Webhook wartet nun, ob etwas kommt. Wir gehen in Ninox und klicken auf den Button. Wenn alles richtig eingerichtet ist, wird die Meldung Successfuly determined angezeigt.
Assistent Webhook in Integromat erfolgreich

In unserem Beispiel haben wir einzig die Nr (ID) des Datensatzes aus Ninox übergeben. Wir möchten im Integromat nun ein Ninox-Modul mit der Aktion Get Records nach dem Webhook einfügen, das die einzelnen Felder dieses Datensatzes aus Ninox abruft.

Daten (Felder) aus Ninox abrufen

  1. Wir fügen in Integromat ein Ninox-Modul hinzu mit der Aktion Get Records.
  2. Wir richten im Modul via Add die Ninox-Connection ein. Dazu braucht man den API-Key, der in Ninox über das Einstellungs-Rad > Zapier Integrations generiert werden kann. Der API-Key sollte nicht in fremde Hände geraten.
Screenshot: Ninox API Key abfragen
  1. Nachdem die Connection eingerichtet ist, müssen das Team, Database und Table ausgewählt werden. Achtet darauf, dass der Switch-Schalter map inaktiv ist.
  2. Wählt nun bei Record mit map (!) die recordId aus unserem Webhook aus. Da der Webhook die recordID als Text empfängt, wir für den Abruf dieses Datensatzes in Ninox aber eine Number benötigen, fügen wir die Funktion parseNumber hinzu. Das ganze Ninox-Modul sollte wie folgt aussehen:

 

Assistent Ninox-Verbindung in Integromat

Wir haben das Ninox-Modul eingerichtet und können nun per Button-Klick in Ninox einen Datensatz zum Webhook versenden und alle Daten / Felder des Datensatzes aus Ninox auslesen.

Nun geht es zum E-Mail-Versand.

E-Mail-Versand in Integromat einrichten

  1. Wir fügen in Integromat ein neues Modul Email mit der Action Send an Email hinzu.
  2. Im Email-Modul konfigurieren wir via Add eine neue Connection. Hier wählen wir Others (SMTP). Die Daten zur Einrichtung der Connection erhaltet Ihr von Eurem Email-Provider.
  3. Nach belieben stellen wir Save message after sending auf Yes oder No. Falls ja, muss erneut die Connection – dieses mal für den Posteingang – konfiguriert werden.
  4. Jetzt können wir Adressaten und Inhalte der Email festlegen. Hierfür stehen jetzt alle Felder zur Verfügung, die wir aus dem Ninox-Datensatz zur Verfügung haben:
Screenshot: Ninox-Datenfelder zur Nutzung in Integromat (Email-Modul)

Die übrigen Einstellungen im Email-Modul sollten selbsterklärend sein. Wählt OK, um die Konfiguration des Email-Moduls abzuschließen.

Speichern und Ausprobieren

Der Email-Versand aus Ninox über Integromat ist nun startklar. Vergesst nicht, Euer Integromat-Szenario via Save zu speichern.

Über den Button Run once könnt Ihr das Szenario ausprobieren. Viel Erfolg!