Nutzt Ihr in eurem Unternehmen Low-Code- (oder No-Code-)Software, um eure Prozesse zu digitalisieren? Dann kennt Ihr das sicherlich: Voller Elan entwickelt Ihr eure maßgeschneiderte Lösung, erweitert sie, baut Automationen ein, verbindet sie mit anderen Cloud-Lösungen, und schafft immer noch bessere, schnellere, durchgängigere Prozesse. In einem Affenzahn digitalisiert Ihr Euer Business – das macht Spaß!
Das Problem: So wirklich wisst eigentlich NUR IHR, was ihr da entwickelt habt, wie es funktioniert und welche Voraussetzungen (und Einschränkungen) es gibt.
Dokumentation, die Spaß macht?
Damit euer Geschäftsbetrieb funktioniert, müssen alle Mitarbeitenden Eure Prozesse kennen und eure entwickelten Low-/No-Code-Lösungen – aber auch alle anderen Prozesse (!) – verstehen.
Das Zauberwort heißt „Dokumentation“ und die Laune geht mit dem Zauberwort direkt flöten. Aber keine Sorge, ich rate nicht zu unübersichtlichen Google Docs oder anderen überfrachteten (und trotzdem eingeschränkten) Software-Doku-Tools.
In kleineren Unternehmen bzw. Teams ist es wichtig,
- dass alle für den Geschäftsbetrieb wichtigen Infos zentral an einer Stelle auffindbar sind – egal ob Software-/Prozess-Dokumentation, Arbeitsanweisung, Design-Vorgabe oder News.
- dass diese Infos ansprechend und in einem coolen Layout und einer passenden Struktur dargestellt werden.
Gemeint ist ein lebendiges Unternehmens-Wiki. Und mit Notion (notion.so) macht das sogar richtig Spaß.
Schöne Layouts & super Strukturen
Manche Unternehmen bilden ihren gesamten Geschäftsbetrieb in Notion ab. Soweit gehe ich noch nicht, da meine Kunden häufig starke Strukturen benötigen und mit vielen Daten und Automationen arbeiten. Doch möglich ist das!
Als kurze Einführung: Mit Notion erstellt Ihr letztlich immer „Seiten“. Auf diesen Seiten könnt Ihr beliebige Inhalte erstellen (ähnlich einem Texteditor). Ihr speichert aber nicht ALLE Informationen auf EINER Seite (bzw. in EINEM Dokument wie in einem Texteditor), sondern: Ihr erstellt einzelne Seiten, die Ihr wiederum hierarchisch anordnet (also z. B. 1 Übersichts-Seite, die wiederum x Unterseiten hat, die wiederum Unterseiten haben können, etc.). Das macht Eure Doku sehr übersichtlich.
Bye-bye Word / Google Docs – hallo Freiheit und Einfachheit!
Notion ist die ultimative Lösung für strukturierte Dokumente! Es befreit euch von den Fesseln der komplizierten Formatierungen und „Formatvorlagen“ in herkömmlichen Texteditoren wie Word oder Google Docs.
Dazu gibt es eine Vielzahl von Formatierungsmöglichkeiten, darunter standardisierte Überschriften in drei Ebenen, Aufzählungen, Nummerierungen, aufklappbare Listen, Checklisten, Info-Boxen, Tabellen und vieles mehr. Kein Gefummel mehr mit umständlichen Texteditoren und deren „Formatvorlagen“.
Die Vielseitigkeit von Notion ermöglicht es, Dokumente individuell zu gestalten und zu strukturieren. Egal, ob ihr eine ausführliche Arbeitsanweisung mit verschiedenen Überschriften, Erklärungen, Listen und Bildern erstellen möchtet, ob ihr ein Video verlinken oder ein PDF einbetten wollt oder ob ihr Informationen sehr strukturiert in einer Datenbank verwalten möchtet (z. B. für wichtige Termine oder zur Verwaltung eurer No-Code-Lösung, wie unten beschrieben) – Notion passt sich euren Bedürfnissen an.
Mit Notion könnt ihr eure Dokumente ganz nach euren Wünschen gestalten. Gleichzeitig könnt ihr über „Templates“ Vorlagen erstellen, um sicherzustellen, dass eure Dokumente stets einheitlich aussehen.
Sofern ihr keine Abschlussarbeiten oder wissenschaftliche Texte schreiben müsst, sehe ich kaum noch Einsatzbereiche für Word und Google Docs.
Wikis mit Datenbanken
Ein „Wiki“ ist im Grunde eine Sammlung unterschiedlichster Informationen und Dokumente an einem Ort, die so strukturiert sind, dass BenutzerInnen sich leicht einen Überblick verschaffen können und schnellstmöglich die Infos finden, die Sie benötigen. Jede:r kann Texte und Bilder hinzufügen oder ändern. Wikis sind nützlich, um Wissen zu sammeln und gemeinsam zu bearbeiten, ähnlich wie ein digitales Nachschlagewerk, das von vielen Leuten gemeinsam erstellt wird.
In einem Wiki könnt Ihr also ein Nachschlagewerk für Euer gesamtes Business abbilden – alles an einem Ort:
- News für eure Mitarbeitenden veröffentlichen
- Abläufe dokumentieren
- FAQs anlegen
- Software dokumentieren
- Projekte und Aufgaben managen
Falls Ihr mein Wiki-Template für Low-/No-Code-Projekte ausprobieren möchtet, schreibt mir gerne eine Mail.
Projekte und Aufgaben managen
Die zuletzt genannten Datenbanken (hört sich kompliziert an, ist es aber nicht) sind auch das Mittel der Wahl, um eure Projekte zu verwalten und Aufgaben zu koordinieren.
Eure Projekte bzw. Aufgaben könnt ihr wie in anderen Tools auch als Kanban-Übersicht (also geordnet nach Status / Fortschritt) darstellen oder als Projekt-Timeline.
Das ist super praktisch, um beispielsweise die nächsten Features bzw. Anforderungen für eure Low-/No-Code-Lösung einzuplanen und den Überblick zu behalten. Und jede:r im Team hat denselben Überblick!
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