„Mein Online-Shop wächst – und der organisatorische Aufwand nimmt überhand“. Als einer meiner Kunden mit mir Kontakt aufnahm, war er auf der Suche nach einer Software-Lösung, mit der er Einnahmen und Ausgaben transparent verwalten und dokumentieren konnte. Aus dieser Anforderung resultierte ein Buchungssystem, das heute eher eine Nebenfunktion der gesamten Anwendung ist. Denn wenige Wochen später ist diese eine umfassende Warenwirtschafts-Lösung, in der Artikelbestände verwaltet, Lieferanten und Bestellungen gepflegt, Retouren gesteuert und Packlisten für das Lager erstellt werden. Ein Beispielprojekt für pragmatische, bedarfsgerechte Digitalisierung.
Transparenz, Kontrolle und Effizienz für wachsenden Online-Shop
Wie häufig beginnt alles mit einem kleinen Online-Shop. Moderne Lösungen wie Shopify oder Gambio machen den Start in die Online-Welt besonders einfach. Denn viele Funktionen und Prozesse sind standardmäßig als Module verfügbar und müssen „nur noch angepasst“ werden. Innerhalb kurzer Zeit entsteht auf diese Weise der eigene, professionelle Online-Shop.
Solche Shop-Systeme sind digitale Vertriebswerkzeuge. Was sie dementsprechend meist nicht oder nur begrenzt unterstützen, sind die Prozesse und Aufgaben, die im Hintergrund ablaufen: Einkäufe, Warenwirtschaft und Lagerverwaltung, die Abwicklung von Reklamationen und Retouren, oder schlicht die Möglichkeit, eingehende Kunden-Bestellungen per Email (also außerhalb des Online-Shops) abzuwickeln.
Deshalb kommen Shop-Betreiber früher oder später meist an einen Punkt, wo sie mehr Transparenz, Kontrolle und Automatisierung benötigen, um ihr Unternehmen besser zu steuern und um organisatorische Aufwände zu reduzieren.
Low-Code: Individuelle Unternehmenssoftware im Trend
Auf der Suche nach geeigneten Softwarelösungen für Warenwirtschaft / ERP (Enteprise Resource Planning) oder CRM (Customer Relationship Management) begegnen Shop-Betreiber zunächst den Anbietern von Standard-Lösungen. Diese bieten fertige Lösungen an, die eine Vielzahl allgemeiner Prozesse und Funktionen bereits abdecken.
- Vorteil: Standard-Software ist schnell einsatzbereit und viele Funktionen sind direkt verfügbar.
- Nachteil: Häufig passen die Lösungen nicht genau auf die eigenen Anforderungen und müssen mit mehr oder weniger Aufwand angepasst werden.
Früher war die Alternative zur Standardsoftware die (meist aufwendige) Eigenentwicklung. Heute gibt es mit so genannten „Low-Code-Plattformen“ eine tolle Möglichkeit, individuelle Software-Lösungen entsprechend der eigenen Bedürfnisse und Wünsche zu entwickeln. Mein Kunde hatte die Low-Code-Plattform Ninox entdeckt und wollte seine Unternehmenssoftware gerne auf dieser Technologie aufbauen.
Erstes Projekt: Buchungssystem mit Shop-Anbindung
Wir starteten im Projekt zunächst mit einer Lösung, die primär die Einnahmen (Shop-Verkäufe) und Ausgaben (Waren-Einkäufe) zusammenbrachte. Der Import der Einnahmen erfolgte zunächst händisch, indem mein Kunde seine Einnahmen als csv-Datei aus dem Gambio-Shop exportierte und in die Ninox-Lösung importierte. Das war machbar, aber aufwendig und vor allem waren die Daten nur direkt nach dem Import aktuell.
Zukünftig sollten alle Verkäufe aus dem Online-Shop immer so aktuell wie möglich im Buchungssystem vorhanden sein. Deshalb entwickelten wir im nächsten Schritt eine Schnittstelle von unserer Ninox-Lösung zum Online-Shop. Gambio stellt u. a. für solche Zwecke einen Test-Shop bereit. Dadurch verlief die Schnittstellen-Entwicklung schnell und risikofrei.
Von nun an importierte unser Buchungssystem automatisch beim Start (oder bei Bedarf per Knopfdruck) die aktuellen Verkäufe aus dem Online-Shop in die Ninox-Anwendung. Mein Kunde hatte nun immer eine aktuelle Übersicht über seine Einnahmen und Ausgaben.
Maßgeschneiderte Warenwirtschaft für den Online-Shop
Nachdem wir bereits eine Schnittstelle zum Online-Shop realisiert hatten, war der Weg zur Warenwirtschaft nicht mehr weit. Die primären Anforderungen waren:
- Artikel sollten von nun an primär in Ninox verwaltet werden, weil hier auch die Bestellungen bei den Lieferanten verwaltet werden.
- Transparente Übersicht über Lagerbestände (Ist und Soll) und Artikel, die den Mindestbestand erreicht haben.
- Übersicht über den Lieferstatus der Bestellungen
- Erstellen von Packlisten für Mitarbeiter im Lager, um Kunden-Bestellungen möglichst effizient abzuwickeln.
Die gesamten Anforderungen waren in wenigen Tagen entwickelt. Daten werden automatisiert oder per Knopfdruck aus dem Online-Shop importiert bzw. mit dessen Daten abgeglichen.
In einem Dashboard stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung, um jederzeit die richtigen Informationen zu sehen und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Beispiele sind:
- Welche Artikel müssen nachbestellt werden?
- Welche Artikel wurden bereits bestellt?
- Welche Bestellung wurde falsch oder nur zum Teil erhalten?
- …
Fazit
Auch wenn Standard-Software in vielen Fällen sinnvoll ist, erzielt man mit modernen Ansätzen wie Low-Code sehr schnell Lösungen, die exakt auf die individuellen Bedürfnisse passen und die jederzeit erweiterbar sind. Im Projekt haben wir beispielsweise zwischendurch eine Anwendung mit eingebaut, um Kunden-Reklamationen, Retouren und andere Anfragen zu bearbeiten und zu koordinieren. Wieder ein Beispiel für pragmatische Digitalisierung.
Headerbild: Screenshot aus dem Gambio-Testshop
Weitere Bilder: Screenshots aus der Ninox-Anwendung
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