Wie Ihr wahrscheinlich bereits wisst, wird im B2B-Bereich die Einführung der E-Rechnung für viele Unternehmen bald verpflichtend. Ich möchte Euch kurz über den aktuellen Stand hierzu informieren.
Disclaimer: Die folgenden Informationen sind ohne Gewähr, wurden aber von mir nach bestem Wissen und Gewissen zusammengetragen.
Aktualisiert: 14.01.2025
Was ist die E-Rechnung und warum ist sie wichtig?
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist nicht einfach nur eine Rechnung in digitaler Form („PDF“). Sie wird in einem strukturierten Format (XML) ausgestellt, das eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Sie ist damit der erste und größte Schritt für die vom Gesetzgeber angestrebte automatische Meldung von Umsätzen durch Unternehmen.
Was heißt das konkret: Eine E-Rechnung braucht nicht einmal ein visuelles Format, sondern kann in einem rein maschinenlesbaren Dateiformat an Euch gestellt werden. Durchsetzen wird sich voraussichtlich ein hybrides Format, das aus einer „menschenlesbaren“ (PDF) und einer „maschinenlesbaren“ (XML) Komponente besteht: Ihr erhaltet dann ein PDF mit im Grunde „eingebetteter“ E-Rechnung.
Wichtiger Hinweis: Als Unternehmen müsst Ihr Rechnungen auch revisionssicher archivieren können. Falls Ihr z. B. DATEV Unternehmen online oder eines der gängigen Buchhaltungstools (siehe unten) nutzt und dort Eingangs- und Ausgangsrechnungen verwaltet, ist das bereits der Fall.
Fristen: Wann brauche ich die E-Rechnung?
Die E-Rechnung wird in Etappen eingeführt und ist – je nach Situation – früher oder später für Euch verpflichtend:
Ab 01.01.2025:
- Ihr dürft weiterhin PDF-Rechnungen versenden, benötigt dafür aber eine Zustimmung des Empfängers.
- Ihr müsst in der Lage sein, E-Rechnungen von Euren Lieferanten zu empfangen.
Ab 01.01.2027:
- Ihr dürft weiterhin PDF-Rechnungen versenden, benötigt dafür aber eine Zustimmung des Empfängers und Euer Jahresumsatz muss weniger als 800 T€ betragen.
Ab 01.01.2028:
Ihr dürft in jedem Fall nur noch E-Rechnungen versenden.
E-Rechnungen mit Ninox
Ninox arbeitet bereits seit einigen Monaten an einer Lösung bzw. Ninox-Vorlage, um E-Rechnungen lesen und erstellen zu können. Diese Vorlage ist bereits verfügbar, wird aber zum aktuellen Stand noch weiterentwickelt (das liegt nicht zuletzt daran, dass selbst der Gesetzgeber / Formgeber zum aktuellen Stand (Januar 2025) noch immer nicht alle Fragen abschließend geklärt hat (beispielweise hinsichtlich der Nutzung von Abschlagsrechnungen).
Die Einbindung in bestehende Ninox-Lösungen ist allerdings themenbedingt recht komplex und setzt voraus, dass die bereits bestehende Rechnungsstellung korrekt aufgebaut ist.
E-Rechnungen – Buchhaltungstools als Alternative
Viele der gängigen Buchhaltungstools wie Lexware Office (ehemals Lexoffice), sevDesk & Co bieten bereits die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen und zu lesen. Diese Tools können stand-alone genutzt werden, um z. B. E-Rechnungen händisch zu erstellen. Viele dieser Tools können aber auch an Eure Ninox-Lösung angebunden werden, sodass Ihr z. B. wie gewohnt Eure Rechnungsdaten in Ninox erzeugt und per Knopfdruck die eigentliche E-Rechnung im Buchhaltungstool erstellt.
Diese Buchhaltungstools kosten je nach Paket zwischen rund 10 und 30 Euro im Monat. Für eine automatisierte Rechnungserstellung aus Ninox heraus sind i.d.R. die größten Pakete erforderlich (weil nur diese Zugriff auf die Schnittstelle beinhalten) und eine Anbindung via MAKE.com (www.make.com, ggfs. zusätzliche Kosten). Hinzu kommt der Entwicklungsaufwand für die Anbindung. Dabei gilt: Je höher der gewünschte Automatisierungsgrad, desto höher der Aufwand.
Für die Entwicklung eines MAKE-Workflows, um Rechnungen aus Ninox heraus in Lexware Office oder sevDesk zu erstellen, kannst du mit Kosten ab 1.700 Euro rechnen, die je nach Voraussetzungen in Ninox variieren können.
Meine Einschätzung
Disclaimer: Bitte schätzt das Thema für euch ein und trefft die für Euch richtige Entscheidung. Ich übernehme hierfür keine Verantwortung. (Leider muss man heute vermutlich solch einen Disclaimer einfügen)
- Falls Ihr noch abwarten möchtet, wäre mein Vorschlag, vorab mit euren Kunden Kontakt aufzunehmen und zu fragen, ob diese ab 2025 auf den Empfang von E-Rechnungen bestehen – und ggfs. um Einverständnis zum Versand von PDF-Rechnungen zu bitten.
- Sofern eure Kunden einverstanden sind, in 2025 weiterhin PDF-Rechnungen zu empfangen, könnt Ihr noch abwarten und die Lösungsalternativen genauer abwägen.
- Sofern eure Kunden ab 2025 auf E-Rechnungen bestehen oder Ihr zum Jahreswechsel 24/25 einen „sauberen“ Umstieg wünschen, wäre meine vorsichtige Tendenz: Umstieg auf eine der gängigen Buchhaltungslösungen. Aus meiner Sicht ist das der sicherste Weg, um die Anforderungen an die E-Rechnung zu erfüllen.
Diese Lösung ist auch sehr kurzfristig realisierbar, da Ihr nach Lizenzerwerb sofort E-Rechnungen erstellen könnt. Eine Anbindung an Ninox zur Automatisierung der Rechnungsprozesse ist auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich.
Unterstützung benötigt?
Falls Ihr Unterstützung benötigt oder Euch einmal zur Vereinfachung und Automatisierung eurer Rechnungserstellung austauschen möchtet, vereinbart gerne einen Termin mit mir.
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